Prep√°rate para el TeleTrabajo

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Cómo prepararse para trabajar desde casa: bienvenidos al TeleTrabajo

Muchas son las industrias y empresas que cada vez facilitan más el trabajo desde casa, y esta tendencia no muestra ninguna indicación a la baja, sino todo lo contrario. El teletrabajo es una realidad.

En 2019, la Oficina del Censo de los Estados Unidos publicó un análisis de los datos de 2005 a 2019 de su encuesta anual de consumidores estadounidenses.

Los datos muestran que el n√ļmero de empleados que trabajan regularmente desde casa ha crecido un 173% desde 2005 y que 4,7 millones de empleados trabajan ahora desde casa al menos la mitad del tiempo. Y esa estad√≠stica ni siquiera incluye a los trabajadores aut√≥nomos.

Los tipos de ocupaciones e industrias que permiten el trabajo a distancia van desde la inform√°tica y las matem√°ticas hasta los negocios y las finanzas y la legalidad. Y el an√°lisis de la oficina muestra que el 50% de la fuerza laboral de EE.UU. tiene un trabajo compatible con al menos arreglos parciales de trabajo desde el hogar.

El an√°lisis tambi√©n mostr√≥ que las empresas se ahorrar√≠an un promedio de 11.000 d√≥lares al a√Īo por cada empleado al que le permitieran trabajar desde casa al menos a tiempo parcial. Por lo tanto, es el momento adecuado para acercarse a su empleador para agregar al menos un trabajo parcial a distancia como una ventaja de empleo.

Pero no antes de que te armes con todo lo que necesitas saber sobre el trabajo a distancia y cómo puede afectar tu vida diaria y la de tu empleador.

No crees que es hora de que Espa√Īa se apunte a esta corriente.

¬ŅQu√© es el teletrabajo?

El t√©rmino ¬ęteletrabajo¬Ľ significa que un empleado tiene un acuerdo de trabajo flexible en el que no (siempre) se desplaza a un edificio de oficinas centrales, a un campus o a un lugar de trabajo.

En su lugar, trabajan desde una oficina en casa u otro lugar remoto. Tambi√©n llamado ¬ętrabajo a distancia¬Ľ.

Algunos trabajadores que trabajan a distancia lo hacen el 100% del tiempo, nunca viajan a una oficina centralizada. Otros simplemente trabajan a distancia a tiempo parcial uno o más días por semana o mes.

No siempre el empleado trabaje desde casa. Pueden trabajar desde cualquier lugar del mundo siempre y cuando sean capaces de ser productivos y tengan los recursos adecuados, como una computadora port√°til y acceso a Internet de alta velocidad, para hacerlo.

De hecho, otro t√©rmino ha saltado a la corriente principal de la lengua vern√°cula en la √ļltima d√©cada: ¬ęn√≥mada digital¬ę. Es alguien que usa la tecnolog√≠a para trabajar y vivir de manera n√≥mada.

Los teletrabajadores suelen vivir cerca de su empleador o al menos tienen una dirección permanente. No viajan lejos de casa la mayoría de las veces. Sin embargo, los nómadas digitales cambian de lugar con frecuencia y viajan por todo el mundo mientras trabajan.

Empresarios y  teletrabajo

Un estudio realizado en 2019 por la Escuela de Negocios de Harvard, se expone que las empresas  que han implemetado el trabajo a distancia, al menos a tiempo parcial, han consegudo una mayor productividad en comparación con empresas similares que no permiten el trabajo a distancia.

En este estudio de los empleados de la Oficina de Patentes de EE.UU., los investigadores encontraron que la productividad entre los trabajadores remotos aument√≥ un 4,4%, una ganancia que podr√≠a a√Īadir un estimado de 1,3 mil millones de d√≥lares anuales a la econom√≠a de los EE.UU..

Permitir que los empleados trabajen a distancia tambi√©n aumenta la retenci√≥n, seg√ļn la investigaci√≥n.

Seg√ļn los datos recopilados y mantenidos por Global Workplace Analytics, la friolera del 95% de los empleadores encuestados piensa que permitir el trabajo deslocalizado de la oficina ha aumentado la retenci√≥n de los empleados, lo que tiene enormes implicaciones para el ahorro de costes.

La publicación Employee Benefits News informa de que, en promedio, a un empleador le cuesta el 33% del salario anual de un trabajador reemplazarlo. Para ponerlo en perspectiva, son 15.000 dólares para un empleado que gana un salario anual de 45.000 dólares.

Además, los empleadores encuestados estimaron que el 75% de la rotación de empleados causas que ven son prevenibles.

Por estas razones,m√°s empresarios est√°n permitiendo a sus empleados trabajar a distancia, o teletrabajar, al menos parte del tiempo.

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Pros y contras

Trabajar desde casa o en la cafeter√≠a local parece un sue√Īo hecho realidad. Sin embargo, al igual que con el trabajo en una oficina, hay ventajas y desventajas.

Pros

No hay distracciones de los compa√Īeros de trabajo. Probablemente est√©s familiarizado con esos compa√Īeros de trabajo que tienden a pasar por tu oficina para charlar justo cuando est√°s entrando en un ritmo de trabajo.

Incluso puede que tengas un lugar de trabajo tóxico que combatir. Ya sea que su colega sea bien intencionado o grosero, sigue siendo una distracción.

El teletrabajo te permite escapar del bullicio de la oficina y concentrarte en el trabajo que tienes a mano, lo que aumenta tu productividad y probablemente te cree menos dolores de cabeza.

No hay desplazamientos. Los datos de la Oficina del Censo de la Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense muestran que los estadounidenses pasan un promedio de 27,1 minutos diarios en cada sentido, lo que representa un total de m√°s de 200 horas, casi nueve d√≠as al a√Īo. A algunas personas les gusta ir al trabajo, o al menos saben c√≥mo maximizar el tiempo de viaje, pero no hay duda de que el trabajo a distancia ahorra mucho tiempo, dinero en gasolina y desgaste del coche.

Flexibilidad. Tal vez te gusta hacer ejercicio en tu hora de almuerzo en lugar de antes o después del trabajo. Tal vez quieras poner una carga de ropa en la secadora o descargar el lavavajillas mientras escuchas una conferencia telefónica. No hay duda de que el teletrabajo le da la flexibilidad de realizar todo, desde rápidos recados personales hasta tareas semanales de limpieza del hogar en los breves descansos que a menudo se producen a lo largo del día.

Contras

Aislamiento y soledad. Si bien trabajar en una oficina a veces puede ofrecer demasiadas oportunidades de distracci√≥n, la otra cara de la moneda es que trabajar desde casa puede ofrecer muy poco en cuanto a interacci√≥n social. Seg√ļn el informe Buffer‚Äôs 2018 State of Remote Work, la mayor preocupaci√≥n que identificaron los trabajadores remotos fue la soledad.

La comunicaci√≥n. A pesar de la proliferaci√≥n de formas de mantenerse conectado con la tecnolog√≠a, la comunicaci√≥n con los compa√Īeros de trabajo y los supervisores todav√≠a puede ser un desaf√≠o para los teletrabajadores. Si no est√°s en la oficina con gente, puede ser dif√≠cil tener el tipo de interacciones casuales que construyen relaciones de negocios.

La lluvia de ideas por teleconferencia y la celebraci√≥n de reuniones de equipo a trav√©s de v√≠deo tambi√©n puede tomar un poco de tiempo para acostumbrarse, especialmente si no est√°s familiarizado con la tecnolog√≠a disponible. Colaborar y comunicarse a distancia fue el segundo tema m√°s com√ļnmente reportado entre los encuestados del informe Buffer.

Oportunidades perdidas. Adem√°s de sentirse solos y tener que trabajar m√°s duro para mantenerse en contacto con sus colegas, algunas personas que trabajan a distancia son v√≠ctimas de un problema ¬ęfuera de la vista, fuera de la mente¬Ľ cuando se trata de promociones, oportunidades de trabajar en proyectos de ciruela y desarrollo profesional de los empleados. Incluso si las personas que toman estas decisiones no tienen la intenci√≥n de aislar y congelar a los teletrabajadores, todav√≠a puede suceder.

Demasiada autonomía. La mayoría de nosotros necesitamos cierta medida de autonomía para hacer bien nuestro trabajo. Sin embargo, el trabajo a distancia puede venir con un poco demasiado.

Cuando no hay un jefe cerca o una oficina a la que acudir, eres el responsable de mantenerte motivado, y es f√°cil caer en la trampa de trabajar durante el tiempo de la familia (o hacer tareas personales durante el tiempo de trabajo).

Obtener el apoyo de otros departamentos, como el de informática o el de limpieza, también se hace más difícil o incluso imposible.

Cómo prepararte para el teletrabajo

Una vez que se han analizado todos los pros y contras y se ha considerado cómo se puede equilibrar el trabajo a distancia, también hay cuestiones logísticas que hay que considerar. Desde el espacio de trabajo físico hasta la gestión del flujo de trabajo, hay algunas cosas que tienes que organizar antes de salir de la oficina.

Necesidades físicas

Muchos de nosotros tenemos experiencia trabajando con portátiles, y podemos conectarnos a Wi-Fi o a hotspots móviles desde cualquier lugar con facilidad. Sin embargo, todavía es necesario pensar en todas las necesidades físicas del trabajo a distancia.

Planificar con antelaci√≥n puede ayudar a minimizar el estr√©s de las nuevas circunstancias y reducir el n√ļmero de distracciones y crisis innecesarias.

Espacio

Trabajar desde casa requiere un espacio dedicado que est√° separado del resto de las actividades que haces en casa, como cocinar, pasar el rato con tu familia y relajarte. Incluso si no tienes los metros cuadrados para dedicar una habitaci√≥n entera a una oficina en casa, piensa en c√≥mo hacer un espacio que te comunique a ti ‚Äď y al resto de tu familia ‚Äď que mientras est√°s all√≠, est√°s en el trabajo.

Puede ser cualquier cosa, desde un armario transformado hasta un rincón de tu sala de estar que tenga un escritorio, una silla y un monitor de ordenador. Sea lo que sea, apartar el espacio ayuda a evitar que se desdibujen las líneas entre el trabajo y la vida y a mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida.

No gaste demasiado tratando de crear una gran oficina que se parezca a la del trabajo. Hay muchas maneras de equipar su oficina en casa con un presupuesto mínimo.

Si trabajar desde su oficina en casa a tiempo completo no es lo más adecuado para ti, muchas empresas ofrecen espacios de trabajo flexibles para autónomos, trabajadores a distancia y empresas de nueva creación para alquilar un escritorio, un cubículo o un espacio de oficina general en un edificio más grande.

A menudo llamados espacios de trabajo conjunto, son ideales para aquellos que buscan escapar del aislamiento del trabajo desde casa o que necesitan más recursos de los que puede proporcionar una cafetería.

Acceso a Internet de alta velocidad

No hay manera de evitarlo. Necesitas acceso a Internet de alta velocidad para teletrabajar. Si a√ļn no tienes una conexi√≥n de alta velocidad en casa, es hora de actualizarla. Robar el Wi-Fi de tu vecino o depender de un punto de acceso m√≥vil a trav√©s de tu tel√©fono m√≥vil no lo solucionar√°. Sigue estos trucos para ahorrar dinero en Internet de alta velocidad.

Como la conexión a Internet es una necesidad para los trabajadores a distancia, es posible que puedas deducir parte del costo de tu factura mensual en tus impuestos si la detallas y sólo reclamas la parte de tu factura que es proporcional a tu uso relacionado con el trabajo. Un profesional de impuestos puede ayudarte a calcular esa cantidad.

Tecnología

Aseg√ļrate de que tienes toda la tecnolog√≠a necesaria para teletrabajar con √©xito. Adem√°s de una computadora, es posible que tambi√©n necesite un tel√©fono celular, un monitor de computadora externo, altavoces de alta calidad y un micr√≥fono o auriculares para conferencias y videollamadas.

Si su empleador planea proporcionarle una computadora, trabaje con su departamento de TI para tener todo listo y solucionar cualquier problema antes de salir de la oficina.

Una vez que trabajes a distancia, no puedes llamar al departamento de TI para que te busque cuando algo sale mal. Por lo tanto, aseg√ļrate de tener un protocolo para obtener asistencia t√©cnica una vez que trabajes a distancia.

El departamento de TI también puede guiarte a través de los procedimientos para realizar copias de seguridad de tus archivos o de tu trabajo en un servidor externo y establecer medidas de seguridad como la autenticación de dos factores.

Si hay sitios web o software que requieren un inicio de sesi√≥n seguro si est√°s fuera, aseg√ļrate de que tambi√©n los tienes configurados con antelaci√≥n.

Suministros varios

Adem√°s del hardware y el software, puede que haya otros suministros que necesite para trabajar desde casa. Por ejemplo, si necesitas enviar algo por correo o enviar productos o materiales a un cliente, ¬Ņc√≥mo vas a manejar ese recado y ese gasto? ¬ŅTienes un alijo de material de oficina y papel de impresora? Piensa si necesitas una impresora, un esc√°ner y una copiadora o si puedes ir sin papel.

¬ŅQui√©n es responsable de pagar estos gastos: usted o su empresa? ¬ŅTe reembolsar√°n o tienes una tarjeta de la empresa?

Asegurarse de tener un plan por escrito para varios imprevistos ayuda a que la transición al trabajo a distancia sea mucho más fácil.

Consideraciones emocionales

Una vez que hayas establecido tu espacio de trabajo f√≠sico, es hora de dirigir tu atenci√≥n a las consideraciones emocionales del trabajo a distancia. Mientras que muchos s√≥lo piensan en los aspectos positivos de trabajar a distancia ‚Äď como saltarse un largo viaje en favor de escribir correos electr√≥nicos desde el sof√° ‚Äď es vital que no se ignoren las diferencias psicol√≥gicas y emocionales.

Soledad

Los sentimientos de aislamiento y soledad son los problemas m√°s comunes que la gente tiene con el trabajo a distancia. Tengo un plan para combatir estos.

Aunque te guste estar sentado en tu oficina en el trabajo, resoplando tranquilamente en un proyecto, probablemente est√©s acostumbrado a escuchar a otras personas cerca y a ver a tus compa√Īeros de trabajo cuando te alejas de tu escritorio.

Sabiendo que no tendrá estos encuentros casuales en casa, piense en cómo puede incorporarlos de nuevo a su rutina diaria.

Para algunos, eso es tan simple como hacer planes para el almuerzo unos d√≠as a la semana o trabajar en una cafeter√≠a o en la biblioteca p√ļblica en lugar de en casa. Incluso puedes hacer recados a la hora del almuerzo para salir de casa y ver a otras personas durante el d√≠a

Estableciendo los límites del TeleTrabajo

Otra queja com√ļn de los trabajadores de zonas remotas es la lucha por hacer cumplir los l√≠mites separados entre el trabajo y el hogar. Puede ser dif√≠cil apagar el cerebro al final del d√≠a y dejar de trabajar. Hay m√ļltiples maneras de combatir este problema, como:

  • Dejar de trabajar a una hora espec√≠fica todos los d√≠as como lo har√≠as cuando trabajas en una oficina
  • Apagar f√≠sicamente el ordenador o cerrar la puerta de la oficina en casa
  • Decirte a ti mismo en voz alta, ¬ęEs hora de dejar de fumar¬Ľ o ¬ęYa he terminado el trabajo del d√≠a¬Ľ, para ayudarte a darte esa separaci√≥n mental
  • Ponerse la ropa de trabajo todas las ma√Īanas y luego cambiarse a un traje de ocio cuando el d√≠a de trabajo termine.

Y si eres padre, trabajar desde casa cuando tienes hijos requiere algunas tácticas adicionales. Averigua qué es lo que te funciona y ponlo en práctica.

Distracciones

Al igual que hay distracciones en una oficina, hay distracciones cuando se trabaja en casa. Probablemente s√≥lo sean diferentes tipos de distracciones ‚Äď tu refrigerador, un ni√Īo necesitado, o la tentaci√≥n de hacer algunas tareas dom√©sticas cuando deber√≠as estar trabajando.

Aseg√ļrate de no ser presa de todas las distracciones que conlleva trabajar desde casa.

Una barrera física, como una puerta de oficina que puedes cerrar o una mampara de la habitación, puede ayudar a indicar que estás trabajando en lugar de estar listo para jugar o hacer recados.

Motivación y TeleTrabajo

Para teletrabajar con éxito, es esencial tener una reserva de auto-motivación. Tienes que tener el impulso interno para hacerte trabajar, incluso cuando prefieres dormir una siesta o ver la televisión.

Para mantenerte motivado, identifica lo que te impulsa y conc√©ntrate en ello cuando sientas la necesidad de aflojar. Si tu familia depende de tu sueldo, pon una foto de ellos en un marco en alg√ļn lugar que puedas ver como una forma de recordarte por qu√© est√°s en esto.

Si te estás esforzando por pagar tus préstamos estudiantiles, pega una nota adhesiva con el saldo pendiente al monitor de tu ordenador.

Lo que sea que te motive, mantén esos recordatorios siempre cerca, es una buena forma de que te ayuden en la tarea.

Responsabilidad en el TeleTrabajo

No quieres que tus compa√Īeros y tu jefe piensen que est√°s holgazaneando s√≥lo porque no pueden verte. Una de las mejores maneras de contrarrestar este problema es establecer un sistema de responsabilidad.

Las aplicaciones de gesti√≥n de tareas permiten a tu jefe y a tus compa√Īeros de trabajo hacer un seguimiento de tu progreso en los proyectos, y una aplicaci√≥n de seguimiento del tiempo puede ayudarte a ver exactamente a qu√© dedicas tu tiempo y a priorizar tus tareas.

Si prefieres seguir el camino de la baja tecnolog√≠a, simplemente enviando un correo electr√≥nico a tu equipo con unas cuantas vi√Īetas que describan lo que has hecho cada semana podr√≠a servir. Sea cual sea la estrategia que elija, una buena comunicaci√≥n es fundamental para la rendici√≥n de cuentas.

Colaboración

Estar fuera de la vista ya no significa que tengas que estar fuera de la mente de la gente con la que trabajas y colaboras regularmente.

Si quieres una forma f√°cil de comunicarte con tus compa√Īeros de trabajo, puedes usar una aplicaci√≥n gratuita como Slack o Flowdock. Si buscas un video chat, Zoom puede ayudarte.

Si sólo necesitas mantener a todos en la misma página virtualmente, Trello es una buena opción. Mira todo el software de colaboración gratuito que existe y descubre qué es lo que mejor funciona para ti y tus colegas.

Impuestos

Los trabajadores a distancia aut√≥nomos pueden reclamar la deducci√≥n de la oficina en casa. Si es propietario de una peque√Īa empresa o trabaja como contratista independiente o aut√≥nomo, aseg√ļrese de entender c√≥mo funciona la deducci√≥n por trabajo en el hogar para cumplir con las regulaciones del IRPF.

Tenga en cuenta que si trabaja a distancia porque se mudó y ahora está en una comunidad o país diferente al de su empleador, aclare sus deducciones antes de que llegue el 15 de abril.

Si su nuevo estado de residencia tiene un nivel de impuesto sobre la renta más alto o más bajo, es posible que tenga que ajustar la retención del impuesto sobre la renta estatal para reflejarlo.

Además, es un buen momento para consultar a un profesional de impuestos certificado para que le aconseje sobre cómo sus nuevas circunstancias afectan a sus impuestos.

Otra Logística

Además de los preparativos físicos y emocionales para trabajar desde casa, hay algunas cosas más en las que pensar antes de dar el salto.

Desarrollo Profesional y Oportunidades de Red de Contactos

Incluso cuando se trabaja a distancia, es vital para las perspectivas de su carrera profesional que aproveche las oportunidades de desarrollo profesional y de establecimiento de contactos.

Sin embargo, a veces es más difícil encontrar estas oportunidades cuando no estás en la oficina para oír hablar de conferencias o de horas felices de networking.

Para mantenerse al tanto, sea proactivo. Inscríbase en listas de correo y boletines de noticias, y ponga recordatorios en su calendario para llegar a sus colegas para no perder estas oportunidades cuando aparezcan.

Estableciendo comunicaciones regulares en el TeleTrabajo

Mientras desarrolla su plan de teletrabajo, recuerde que debe realizar controles regulares con su empleador, ya sea una llamada telef√≥nica semanal con su jefe, un almuerzo mensual con sus compa√Īeros de trabajo, una visita trimestral a la sede para un d√≠a de reuniones, o las tres cosas.

No deje nunca esto por hacer, es parte d tu trabajo. Hágalos regulares, programados y medibles. Tenerlas en el calendario de todos ayuda a manejar las expectativas y asegurarse de que todos estén en la misma página. Si encuentras que has programado más de lo que necesitas, puedes hacer ajustes.

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En definitiva, el #TeleTrabajo está lleno de beneficios tanto para los empleadores como para los empleados. Puedes evitar los costosos desplazamientos, hacer más cosas y pasar más tiempo con tu familia. Una vez que hayas sopesado las ventajas y desventajas del trabajo a distancia y estés preparado física y mentalmente, puedes dar el paso y trabajar desde casa con confianza.